1 Waarom ga je ergens anders werken?
Het lijkt een overbodige vraag, want bij het opzeggen heeft de vetrekkende medewerker dit vast al verteld. Een baan dichter bij huis, doorgroeimogelijkheden, tijd voor wat anders. Maar ook achter deze redenen zit iets waarvan je kunt leren. Valt er iets te verbeteren in het thuiswerkbeleid, waardoor reisafstand minder problemen geeft? Welke doorgroeimogelijkheden miste de medewerker? Werd hij voldoende uitgedaagd? Bespreek 1 op 1 nog eens rustig de motivatie om over te stappen en vraag goed door op specifieke redenen.
2 Wat vond je het leukste en wat vond je het minst leuke aan je werk?
Een exitgesprek gaat natuurlijk over wat er beter kan, vraag dus ook naar de mindere kanten van het werk. Maar het gaat zeker ook over waar iemand wel van genoot. Dus vraag ook waar iemand met plezier op terug kijkt. Dan weet je wat je kunt behouden en verder uitbouwen.
3 Wat vond je van de begeleiding van je leidinggevende?
Zeker vanwege deze vraag is het goed om niet als leidinggevende het gesprek te voeren, maar dit door bijvoorbeeld HR te laten doen of een externe in te huren om dit te laten doen. Leidinggevenden kunnen veel van deze vraag leren, maar mensen zullen wel minder snel het achterste van hun tong laten zien als de leidinggevende de vraag zelf stelt. Vraag ook door: wat had er beter gekund, wat ging er goed, wat vond je van de zichtbaarheid en bereikbaarheid, ook van directie of hoger management bijvoorbeeld.
4 Hoe was de samenwerking in het team?
Wanneer je weet wat de sterktes en de zwaktes in het team zijn, dan kun je daar rekening mee houden. Als het goed is, is het antwoord op deze vraag geen verrassing, maar toch is het goed om deze vraag te stellen. Zo krijg je nog duidelijker hoe je teams tot hun recht kunt laten komen.
5 Hoe ging de samenwerking met andere teams?
Veel teams werken niet dagelijks met elkaar samen, maar hebben elkaar wel nodig. Sales en ICT, P&O en marketing, secretariaat en financiën. In al deze teams zit veel kennis. Als ze goed samenwerken, dan scheelt dat veel frustratie en tijd. Toch loopt het soms niet soepel. Door onlogische processen en workflows bijvoorbeeld. Of omdat er taken zijn die tussen wal en schip vallen. Je medewerkers weten dit feilloos, want ze hebben er dagelijks mee te maken.
6 Zou je jouw baan bij vrienden en familie aanraden? Waarom wel of waarom niet?
Tja, nu komt de aap uit de mouw. Want je medewerker is misschien inmiddels wel gewend geraakt aan de minder leuke kanten van het werk. Maar zou je het een ander ook toewensen? Of is hij zo tevreden dat hij het bedrijf juist aanraadt? Deze vraagt dwingt de medewerker dieper na te denken over wat er beter kan om een fijne werkplek te zijn.
7 Wat vond je van de werkomstandigheden en de arbeidsvoorwaarden?
Krijg je bij ieder exitgesprek terug dat de werkplek veel te druk is om geconcentreerd te werken? Of juist dat de arbeidsvoorwaarden zo gewaardeerd worden? Dan weet je waar nog ruimte voor verbetering is en waar je al in de goede richting zit. Natuurlijk is het goed om het uitgebreid te hebben over de inhoud van het werk, maar ook de praktische dingen helpen om mensen goed in hun vel te laten zitten.
8 Wat hadden we kunnen doen om je vertrek te voorkomen?
Waarschijnlijk heb je daar door bovenstaande vragen al wel een goed beeld van. Deze vraag kun je inzetten als je nog niet het gevoel hebt goed de kern te weten van waarom iemand weggaat. Zeker als je de vraag wat later in het gesprek stelt, dan kan het zomaar zijn dat je nog nieuwe dingen hoort.
9 Is er nog iets niet besproken wat je nog wel kwijt wilt?
Omdat jij de vragen stelt ben, je sturend in het gesprek. Geef de medewerker aan het einde nog de kans om iets te vertellen wat nog niet ter sprake is gekomen. Bijvoorbeeld omdat het niet direct paste bij de vragen die je stelde.
Exitgesprek klaar, wat nu?
Na het exitgesprek is het goed om te bekijken waar je concreet mee aan de slag wilt. Realiseer je dat een exitgesprek de mening van één persoon is. Neem daarom een vast moment in het jaar om alle exitgesprekken te analyseren. Zie je een rode lijn? Komen er steeds opmerkingen over arbeidsvoorwaarden, flexibiliteit of begeleiding terug, dan weet je dat daar iets gebeuren moet. Exitgesprekken helpen je bij goed werkgeverschap. Door echt iets te doen met de feedback krijg je zomaar de kans in je schoot geworpen om een nog aantrekkelijker werkgever te worden. Doe er dus je voordeel mee!
Wil je hulp bij het voeren van exitgesprekken? Of is er net een medewerker vertrokken en zoek je vervanging? Ook bij deze vraagstukken helpen we je graag bij KLOPT! Neem dus gerust contact met ons op.