Pak de telefoon, ook als kandidaten niet op gesprek zijn geweest
Blijf weg bij de mail en pak de telefoon. Zeker als iemand een gesprek heeft gehad, dan verdient die persoon een telefoontje. Dat is ongemakkelijk en kost tijd, maar het is het echt waard. Aan de telefoon hoor je hoe iemand reageert. Je kunt ingaan op vragen. Je kunt nuanceren. Een gesprek van vijf minuten kan het verschil maken tussen iemand die verbitterd over je bedrijf vertelt op verjaardagen en iemand die begrip heeft en positieve reclame voor je maakt.
Tenzij je 50 reacties hebt gekregen, overweeg dan ook om de sollicitanten die je niet uitnodigt te bellen. Het kost je een uurtje, maar het levert je veel informatie op. Bovendien kan het zomaar zijn dat je op die manier talent vindt voor een andere vacature of dat je in de toekomst iets voor elkaar kunt betekenen.
Wees concreet
“We zijn verdergegaan met een kandidaat die beter bij het profiel past”. Die zin helpt niemand. Geef mensen iets om mee te nemen. Bijvoorbeeld: “We zochten iemand met meer ervaring met de ondersteuning op directieniveau en we vonden die ervaring bij een andere kandidaat”. Of: “Je technische kennis was sterk, maar we verwachten dat je leiderschapsstijl niet goed aansluit bij het team.” Sta vervolgens ook open om het hier even over te hebben.
Wijs niet af om redenen die je op het cv al had kunnen zien
Heb je iemand op een of meerdere gesprekken gehad, dan is het ‘killing’ om iemand af te wijzen op iets wat je op het cv al had kunnen zien. Geen beheersing van een bepaald programma, taal of ontbreken van een diploma bijvoorbeeld. Iemand steekt tijd en energie in het sollicitatiegesprek. Als de reden van afwijzing vooraf al onderschept had kunnen worden, dan is het niet eerlijk tegenover de kandidaat om daarop af te wijzen. Je brengt je bedrijf daar ook imagoschade mee aan: dit bedrijf kijkt vooraf niet goed naar het cv.
Het is natuurlijk anders als het om een pré gaat en je er na de gespreksronde met meerdere kandidaten achter komt dat er andere mensen zijn die meer hebben van wat je graag wil dan een ander. Dan kun je kandidaten tegen elkaar afwegen namelijk. Maar afwijzen op dealbrekers die vooraf al duidelijk waren is een no go.
Timing is alles
Wachten met afwijzen totdat je zeker weet dat je gekozen kandidaat tekent? Begrijpelijk, maar niet chique. Je houdt mensen in onzekerheid terwijl je zelf allang weet hoe de vork in de steel zit. Durf een keuze te maken en communiceer die. En als het toch nog misgaat met je eerste keuze? Dan bel je die nummer twee en ben je eerlijk: “We hebben toen voor iemand anders gekozen, dat klopt. Die persoon heeft afgezien van de functie en we komen graag bij je terug als je daar nog voor open staat.” De meeste mensen waarderen die eerlijkheid enorm.
Durf anders te zijn
Oké, stel dat je alles wat in dit blog staat al doet. Valt er dan niets meer te verbeteren? Zeker wel! Probeer voorop te lopen als het gaat om de afwijzing tijdens de candidate journey. Biedt bijvoorbeeld korting in je winkel aan alle afgewezen kandidaten aan, stel een spreekuur in voor mensen die meer willen weten over de afwijzing, biedt aan om het cv bij mensen in je netwerk onder de aandacht te brengen, geef sollicitanten een VIP-status waarbij ze voorrang hebben bij de volgende vacature, schrijf een LinkedIn-aanbeveling na een sollicitatiegesprek. Het zijn zomaar wat voorbeelden, maar kijk natuurlijk vooral wat er bij jouw bedrijf kan en past. Het is de moeite waard om hier eens over na te denken.
Laat de deur op een kier
Na de afwijzing wordt het pas echt interessant. Je kunt elkaar namelijk succes en een fijn leven verder wensen, maar je kunt ook afspreken elkaar te blijven volgen. En dan niet: “We nemen je op in ons bestand” en er nooit meer iets mee doen. Kandidaten waar je wel een goede indruk van had, maar die nu niet goed aansloten, kunnen later alsnog van waarde zijn. Leg die persoon vast in je systeem. Maak notities over wat je zag en waarom het toen nét niet paste. En als er over een half jaar een andere vacature voorbijkomt die wél past, neem dan contact op met iets als: “Ik weet dat het toen niet is doorgegaan, maar ik moest aan je denken bij deze nieuwe functie.” Sommige van de beste arbeidsrelaties zijn begonnen met een afwijzing.
Afwijzen is een kans
Afwijzen hoeft dus geen noodzakelijk kwaad te zijn. Het is een kans om te laten zien hoe jouw bedrijf met mensen omgaat. Een goede reputatie op de arbeidsmarkt bouw je niet alleen op met mooie vacatureteksten of een hippe website. Die bouw je ook op in gesprekken die niet leuk zijn, maar die je wel op een integere manier aangaat.