Interne en externe talentpool
Voor we verder gaan: we maken onderscheid tussen een externe en een interne talentpool. Bij een externe talentpool bouw je een database op van mensen buiten je organisatie die je misschien ooit binnen wilt halen. Een interne pool is een groep mensen die de ambitie en potentie heeft om in de lengte of de breedte door te groeien. In dit blog hebben we het eerst over een externe pool. Volgende maand leggen we uit hoe je een interne pool opbouwt.
Stap 1: Neem contact op met de ‘zilveren medailles’
Ga terug naar sollicitanten van eerdere vacatures die de laatste selectieronde haalden maar net niet de baan kregen. Deze kandidaten zijn al gescreend, gemotiveerd en kennen jouw werkwijze. Stuur ze een persoonlijk bericht. Bijvoorbeeld:
“We waren destijds onder de indruk van jouw … (benoem een specifieke kwaliteit). De functie ging toen naar een andere kandidaat, maar we zouden graag in contact blijven voor toekomstige kansen. Sta je open voor een periodieke update?”
Let op: zonder toestemming mag je een sollicitatie maximaal vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren. Wil je gegevens langer bewaren? Dan moet je toestemming vragen. Je mag de gegevens vervolgens maximaal één jaar bewaren. Daarna moet je opnieuw toestemming vragen.
Stap 2: Gebruik een referralprogramma
Je huidige medewerkers weten heel goed wie er bij je bedrijf passen. Zet een referralprogramma op voor de talentpool en maak gebruik van het netwerk van je medewerkers. Vraag niet specifiek naar mensen voor vacatures die je hebt, maar naar mensen die bij de organisatie passen, bijvoorbeeld mensen die op den duur openstaan voor een overstap.
Stap 3: Geef het gevoel van een community
Mensen horen graag ergens bij. Maak daarom een soort gemeenschap van je talentpool. Geef mensen die zich aansluiten bij je talentpool periodiek een update over je vacatures, opleidingsprogramma’s of andere interessante zaken die te maken hebben met werken bij jouw bedrijf.
Laat bijvoorbeeld mensen aan het woord die net gestart zijn, of interview medewerkers die met pensioen gaan en terugkijken op hun tijd bij je bedrijf. Deel regelmatig dit soort interessante content. Geef tips over ontwikkeling in hun vakgebied, behind the scenes van projecten en organiseer exclusieve events en workshops alleen voor talentpoolleden. Deel vacatures eerst met hen voordat je ze extern publiceert.
Let op wie je mails opent, wie naar events komt en wie reageert, want dit zijn je warmste contacten.
Stap 4: Organiseer open dagen en kennismakingen
Laat mensen je bedrijf leren kennen voordat je ze nodig hebt. Zo bouw je aan je werkgeversmerk en creëer je een groep mensen die jouw organisatie al van binnen kent.
Organiseer een paar keer per jaar:
· een open dag of rondleiding door je bedrijf
· een online “lunch & learn”-sessie over een interessant onderwerp uit jullie sector
· een netwerkborrel voor professionals uit je vakgebied
· een meeloop dag voor geïnteresseerden.
Maak er geen sollicitatiegesprekken van. Het gaat om kennismaken en netwerken. Verzamel bij aanmelding contactgegevens en vraag of mensen updates willen ontvangen over vacatures. Voeg geïnteresseerden toe aan je talentpool.
Stap 5: Wees zichtbaar
Een pool opbouwen is proactief werk. Wacht niet tot mensen naar jou toekomen. Dat betekent niet dat je iedereen op LinkedIn maar moet benaderen. Daar zijn mensen inmiddels wel moe van. Maar wees wel proactief in het onder de aandacht brengen van jezelf als werkgever.
Bijvoorbeeld:
· Zoek op LinkedIn naar professionals met de skills en ervaring die je vaak nodig hebt.
· Reageer op posts van interessante mensen, deel hun content en start gesprekken.
· Deel regelmatig content over je bedrijf: projecten waar je trots op bent, verhalen van medewerkers en updates over je organisatie.
· Mensen rechtstreeks benaderen voor je pool op LinkedIn wordt niet door iedereen gewaardeerd, maar je kunt mensen wel vragen om zich aan te sluiten bij je talentpool.
Als je dit structureel doet, bouw je een netwerk op van mensen die je bedrijf kennen en positief staan tegenover een toekomstige overstap.
Stap 6: Onderhoud je talentpool
Een talentpool zonder onderhoud sterft een stille dood. Zonder regelmatig contact vergeten mensen je bestaan en gaan ze verder met hun leven. Blijf in beeld, maar wel aangepast aan je doelgroep. Sommigen zijn actief op zoek: stuur hun regelmatig vacatures. Sommigen zijn passief op zoek: stuur hun periodieke updates over je bedrijf. Anderen zijn pas in de verdere toekomst op zoek: organiseer voor hen bijvoorbeeld een jaarlijks open huis.
Zorg er ook voor dat je een “schone” database hebt door in ieder geval jaarlijks te checken of mensen nog interesse hebben. Mensen die al een jaar niet reageren, kun je bijvoorbeeld uit je pool halen.
Let op de AVG: na één jaar moet je opnieuw toestemming vragen om iemands gegevens te bewaren. Maak hier een vast moment voor in je agenda.
Wat levert het op?
Of je nu een groot bedrijf of mkb’er bent: een talentpool kan het verschil maken tussen snel je vacature vervullen of maanden zoeken. Wanneer er een vacature ontstaat, heb je
al een groep mensen die interesse heeft en je bedrijf kent. Als je deze week nog begint met het benaderen van vijf tot tien contacten, heb je over een jaar een netwerk waar collega-bedrijven jaloers op zijn.
Wil je hulp bij het opbouwen van een talentpool? We helpen je er graag bij. Bij KLOPT! hebben we onze eigen talentpool: een database met mensen die we goed kennen en die beschikbaar zijn voor werk. Wil je daar gebruik van maken? Ook dan horen we graag van je.